南阳医学高等专科学校学籍管理操作细则

高校学籍管理包括学生注册、学籍建立、学籍异动、档案管理、学生毕业资格的审核及毕业证的办理等，是对学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体、美、劳等诸方面发展状况的真实记载和反映。为了更加科学、高效、有序地服务学生，根据《普通高校学生管理规定》和《南阳医专学生管理规定》，特制定本操作细则。

一、学生注册

学生注册是学生取得学籍的重要标志，凡我校在读全日制学生自入学之日起，均按学年进行注册。

(一)信息交接：是做好学生注册的前提，招生办、学生处、各系要按时按要求做好学生信息交接工作，保证学生注册的正常进行。

1、招生办

⑴新生录取工作结束后，在新生报到前六天将当年入校的专科(含对口)学生录取信息（分生源、分层次、分专业）纸质名单(附EXCEL电子版信息)交学生处学籍室，并于10月底前制作交接清单一式两份，列出审批表总页数、各专业录取人数，由学籍室老师验收、签字后完成新生录取审批表复印件的交接手续。

⑵五年制学生录取工作结束后即录取当年12月30日前，仍按⑴中要求将名单及审批表复印件交学生处学籍室。

2、学生处

将从招生办交接过的专科（含对口）信息于报到前五天提供给各系。

3、各系

⑴依据学生处所提供的普通专科、对口专科名单做好新生注册前的准备工作。

⑵五年制因事先无信息，需要在新生报到注册时及时采集。

(二)学生注册：是学生取得学籍的必要条件，完善注册手续后学生方可取得学籍。各系要高度重视，做好学生注册工作,并在注册工作结束后一周内将注册结果报学生处。

1、新生注册

⑴新生凭录取通知书到学校计财处交纳学费、住宿费等相关费用。专科（含对口）学生确因家庭困难未能缴纳学费的，应主动凭录取通知书到助学贷款中心办理贷款手续后，再到计财处完善交费手续；五年制学生确因家庭经济困难或有特殊情况不能按时缴纳有关费用时，向学校提出缓缴申请，明确缓缴期限，经学校审批后办理暂缓注册手续。暂缓注册手续时限最长一般不超过一学年。

⑵学生持收费票据到所在系办理报到、注册手续。无故不按时交纳有关费用者不予注册。学生因故办理“暂缓注册”手续应当在注册记录上注明原因。

⑶超过报到时间一个月后报到的新生，需经学校招生办、学生处处长同意后方可按照程序注册。

⑷对于普通专科、对口专科新生，应严格按照学生处提供的学生名单进行注册，名单中没有的学生，各系一律不得注册。

2、在校生注册

⑴学生第二学年到校后，须按规定向学校财务处缴纳学费、住宿费等有关费用；
　　⑵学生持收费票据和学生证到所在系办理注册手续，无故不按时缴纳有关费用者不予注册。学生因故办理“暂缓注册”手续应当在注册记录上注明原因；
　　⑶注册手续应当自每学期学校规定的开学报到之日起，两周内办理完毕。如有特殊情况（除不可抗拒力等正当事由外）学生应当向学校请假，履行暂缓注册手续。开学两周内无正当事由且未按规定办理注册、暂缓注册手续，也未向学校提出休学申请的学生，视为放弃学籍，按自动退学处理。

⑷注册登记手续，由学生所在系具体负责组织办理，由系分管学生工作的主任负责。各系负责办理学生注册的辅导员，应切实负起责任，严肃认真地办理学生注册手续，出现失误和问题要追究相关人员的责任。

⑸学生处负责做好已履行注册手续学生的学籍上报工作，及时对未履行注册手续的学生予以学籍处理。由学生处办理学籍认可手续并报教务处。

二、学籍建立

新生完善注册手续后，各系应及时建立学生学籍。

(一)信息采集：是建立学籍的基础性工作，各系要认真、及时、准确地做好采集工作。

1、普通专科（含对口）学生信息在学生处提供的信息基础上，按照《新生基本情况登记表》（见附表一）补足信息。五年制信息按照《新生基本情况登记表》采集。

2、当年11月中旬前，各系按照学生处提供的录取审批表复印件查找学生所在审批表上具体的页、行，标明处理文号，并进一步核对信息。在信息核对过程中，要由学生本人、辅导员、系领导层层签字把关，坚决避免出现学生信息与录取审批表不一致及漏批学生现象，做到谁签字谁负责。若在审核中发现与审批表信息不符者，及时与学生反馈核实。确属录取审批错误，由学生将相关证明材料如身份证、准考证、户口本等有效证件提供给学生处，由学生处会同招生办负责解决。确属漏批学生报学生处，由学生处转招生办处理。

3、各系将核实无误后的新生信息，统一按照《南阳医专关于规范学生学号编排的通知》编排学号，最终完成学生信息采集。学号是学生在校期间及毕业后信息查询的依据，各系应告知每位学生学号的重要性。各系将新生信息纸质材料（附EXCEL电子表格）由系领导签字盖章后于当年11月20日前报学生处。

4、学生处将各系上报新生信息汇总后，制作新生花名册于11月30日前提供给校教务处、财务处、保卫处，并将新生人数分生源、分层次、分系、分班级报主管校长、校长。

5、完善学籍表：学籍室于11月30日前将南阳医专学生学籍表一式两份发放到各系，由各系负责粘贴相片，按要求填写学生信息后将完善的学籍表于12月中旬前交学籍室存档。

(二)新生复查

新生入学复查工作是清理清查招生工作中各种违规舞弊行为的有力措施，认真做好此项工作对维护招生工作的严肃性，保持高校稳定，维护高等教育的声誉，促进高等教育的健康发展具有重要意义。

1、复查对象和范围：当年录取的专科生（含对口）。

2、复查办法：以系为单位组织实施，各系认真遵照有关文件精神，按照录取通知书、准考证、身份证、档案照片和考生本人“五对照”的原则，对新生进行认真复查，重点清除①弄虚作假骗取报名资格的考生。②在招生考试和体检中作弊的考生。③冒名顶替入学等舞弊的考生。

3、复查结果和要求：各系对规定的复查对象和范围要周密安排，不留死角。在复查的程序和方法上，要严密周全，便于操作，既不能冤枉一名符合条件的学生，也不能漏查一个舞弊的学生。参与复查的相关工作人员要严肃纪律，坚持原则，严格执行有关政策法规，自觉抵制不正之风。对参与舞弊的工作人员按高考作弊论处，情节严重者依法追究当事人和相关领导者的责任。

4、对于复查合格的新生取得学籍，由学生处按照省教育厅要求进行电子学籍注册，建立学生学籍库；复查不合格者，由学校区别情况，予以处理，直至取消入学资格。学生处学籍室将复查结果写出书面报告，按要求连同新生学籍库一起于当年12月15日前报省教育厅学生处备案。

3、新生信息上报

⑴学生处学籍室根据省教育厅要求按时将新生（普通专科、对口专科、五年制专科）信息数据报教育部电子注册，由教育部按照年度招生规模及相关政策对核准的录取名单数据信息审核备案，并在中国高等教育学生信息网上对高等学校及省级教育行政部门公布。

⑵学籍电子注册是毕业生学历证书电子注册的审核依据，是关系到学生终身利益的大事，一个数字的错误，就会导致学生毕业证的无效，各相关部门要相互配合，按时按要求做好此项工作，确保上报信息的准确无误。

三、学籍异动

学生进行学籍注册，取得正式学籍后，原则上应按注册专业完成学业。如确有特殊原因要进行学籍异动的，应履行学籍异动的手续。学籍异动包括转专业、转学、休学、复学、退学等。

(一)转专业：

1、新生：凡注册后原则上不允许转专业，学生确因特殊情况，且符合以下条件之一者可予以转专业。

⑴学生确有特长，转专业更能发挥其专长。

⑵因某种疾病或生理缺陷，不能在原专业学习，但尚能在本校其他专业学习。

⑶学生确有某种特殊困难或非本人原因，不转专业则无法继续学习。

⑷五年一贯制未审批前。

有下列情况之一的不准转专业：

⑴不同学历层次、不同录取批次、不同招生类别的学生申请转专业的。

⑵录取类别为五年一贯制审批后、对口招生的。

⑶无正当理由的。

符合条件的新生可以在入学后一个月内，提出转专业申请。办理程序为：

⑴本人提出书面申请，所在系同意后，填写《南阳医专新生转专业审批表》(一式两份)，按照要求到有关部门审核。一份交拟转入系、一份交学生处学籍管理室（见附表二）。

⑵拟转入系填写新生转专业报表报学生处学籍室（见附表三）。

⑶学生处学籍室统计、汇总后将转专业学生信息分别提供给教务处、财务处、招生办。学生未正式审批前招生办负责办理审批手续，审批后由学生处统一办理学籍异动手续并按要求报省教育厅学生处备案。

2、在校生（不含新生）：凡符合下列条件之一者可予以转专业：

⑴学生确有特长，转专业更能发挥其专长。

⑵因某种疾病或者生理缺陷，不能在原专业学习，但尚能在本校其他专业学习。

⑶学生确有某种特殊困难或者非本人原因，不转专业则无法继续学习。

但有下列情形之一的，不予转专业：

⑴不同学历层次、不同录取批次、不同招生类别的学生申请转专业的。

⑵高考分数低于欲转入专业当年招生所在地最低录取分数线的。

⑶录取类别为五年一贯制、对口招生的。

⑷在校期间已经转过一次专业或转过专业又申请转回原专业的。

⑸二年级以上的。

⑹无正当理由的。

符合条件的学生由本人申请、经所在系初审同意，拟转入系考核、审查合格，办理转专业手续。程序为：

⑴本人提出书面申请，所在系同意后，填写《南阳医专学生转专业审批表》(一式三份) （见附表四），在系签署同意后，由教务处审核批准后再到有关部门审核。一份交财务处、一份交教务处、一份交学籍管理室。

⑵学籍管理室负责统计、汇总、制表、发布公文，并于办理学籍异动后按要求报省教育厅学生处备案。

(二)转学：凡符合《南阳医学高等专科学校学生管理规定》中转学条件的，可办理转学手续。

专科学生申请在省内转学，须经拟转入、转出学校同意并由学籍管理部门通过网上在《河南省普通高等学校转学管理系统》上提交转学申请，经河南省教育厅最终审核确认后，打印转学审批表，由转入、转出学校及省教育厅盖章后方可办理学籍异动手续。跨省转学者，由转入、转出学校和转入、转出地省级教育行政部门同意确认后，方可办理转学手续。须转户口的由转出地省级教育行政部门将有关文件抄送转入校所在地公安部门。

学生转学办理时间一般为每年的六月和十二月。办理程序为：

1、本人提出书面申请，所在系部同意后，报校学生处审核。

2、经学生处审核同意后，报学校主管领导审批；经校领导批准的转学学生由教务处出具学生在校期间学习成绩单；学籍管理室办理学籍异动手续，并按要求报河南省教育厅审批，办理转学相关手续。

(三)休学

1、凡符合下列条件之一者可办理休学手续：

⑴因病经指定二级甲等以上医院诊断，确认须停课治疗、休养超过六周的。

⑵因某种特殊原因，本人申请或者学校认为应当休学的。

2、办理休学具体程序：

⑴休学学生需填写《南阳医专退（休）学审批表》（见附表五）由系部同意后报学生处批准，学籍室备案，然后学籍室发《南阳医学高等专科学校学生退（休）学手续传递单（见附表六），并在退学学生处注明注销学籍，休学学生处注明休学字样，学生按传递单要求办理手续。学生一经批准休学，应当由学生本人于一周内办理完休学手续离校，由学生处发给休学证明。

学生休学期间，学校保留其学籍，但按不在校学生管理，不享受在校学生待遇，学校不承担任何责任。

⑵因病休学的学生，应当回家疗养。

⑶休学前取得的成绩，复学后仍然有效。

⑷休学期间不得擅自回校上课，否则所取得的成绩无效，不予记载。

(四)复学：

因伤、因病休学的学生，申请复学时须向学校提交县级以上医院诊断书，证明其恢复健康可以正常学习，经学校指定医院复查合格，方可办理复学手续。学生休学期满，应于复学前一周以书面形式并附有关证明材料向学校提出复学申请，并填写《南阳医专复学审批表》（见附表七）经学生处、教务处批准，方可复学。休学期满未按规定办理复学手续的，注销学籍，并由学生处发出通知，按自动退学处理。

(五)留（降）级及退学

1、学生有下列情形，给予留（降）级直至退学处理：

⑴一学年不合格课程累计四至六门者，给予留（降）级处理。修业期满累计四至六门不及格者须重修学业。

⑵休学期满，在学校规定期限内未提出复学申请或申请复学经复查不合格的，给予退学处理。

⑶经学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残，无法继续在校学习，给予退学处理。

⑷未请假离校连续两周未参加学校规定的教育教学活动的，给予退学处理，发放退学决定书，并通知学生家长。

⑸同一学期旷考或者在校学习期间累计旷考达四门（含）以上者，或修业期满累计七门以上不及格者给予退学处理。

⑹超过学校规定期限未注册而又无正当事由的，给予退学处理。

⑺本人申请退学的。

2、学生退学后，学籍即告终止。学生自愿退学的可申请开具课程成绩证明。

3、对于违反《南阳医专学生违纪处分条例》而予以开除学籍处分的，学籍即告终止。

(六)所有学籍异动结果形成学校正式文件,在规定时间内上报省教育厅。

四、学生档案管理参照《南阳医专学生档案管理暂行规定》执行。

五、学生毕业资格的审核及毕业证的办理参照《南阳医专关于办理学生毕业证及相关毕业手续的规定》执行。

六、其他

1、本细则自下发之日起开始执行。

2、本细则由学生处负责解释。